Todoist ist das weltweit beste Aufgabenmanagement-Tool für einen perfekt organisierten Arbeits- und Lebensalltag. Ich möchte mehr wissen
Das Geheimnis eines effizienten Zeitmanagements ist...in Tomaten, anstatt in Stunden zu denken? Es mag auf den ersten Blick albern erscheinen, aber Millionen Menschen empfinden die Pomodoro-Technik als lebensverändernd. (Pomodoro ist italienisch und steht für Tomate. 🍅)
Bei dieser beliebten Zeitmanagementmethode wechseln sich Pomodori (fokussierte Arbeitssitzungen) mit häufigen kurzen Pausen ab, um die Konzentration aufrechtzuerhalten und geistiger Ermüdung vorzubeugen.
Probiere die Pomodoro-Technik aus, wenn du:
das Gefühl hast, dass dein Arbeitstag oft durch kleine Ablenkungen aus der Spur gebracht wird
ständig über den Punkt der optimalen Produktivität hinaus arbeitest
viele Aufgaben mit offenem Ende hast, die unbegrenzt viel Zeit in Anspruch nehmen können (z. B. Prüfungsvorbereitungen oder Recherchen für einen Blogbeitrag)
übermäßig optimistisch bist, wenn es darum geht, wie viel du an einem Tag erledigen kannst (sind wir es nicht alle? 🙃)
Spaß daran hast, deine Zielsetzungen spielerisch zu erreichen
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Was ist die Pomodoro-Technik? Die Pomodoro-Technik wurde Ende der 1980er Jahre von dem damaligen Studenten Francesco Cirillo entwickelt. Cirillo hatte Schwierigkeiten, sich auf sein Studium zu konzentrieren und seine Uni-Aufgaben zu erledigen. Er fühlte sich überfordert und nahm sich deshalb vor, nur 10 Minuten für konzentriertes Lernen aufzuwenden. Durch diese Herausforderung ermutigt, fand er eine Küchenuhr in Form eines Pomodoro (das italienische Wort für Tomate) und die Pomodoro-Technik war geboren.
Obwohl Cirillo später ein 130-seitiges Buch über diese Methode schrieb, liegt ihre größte Stärke in ihrer Einfachheit:
Besorge dir eine To-do-Liste und einen Timer.
Stelle deinen Timer auf 25 Minuten ein und konzentriere dich auf eine einzige Aufgabe, bis der Timer klingelt.
Sobald deine Sitzung beendet ist, hake einen Pomodoro ab und erfasse, was du erledigt hast.
Gönne dir dann eine fünfminütige Pause.
Mach nach vier Pomodori eine längere Erholungspause von 15 bis 30 Minuten.
Die 25-minütigen Arbeitssprints sind der Kern der Methode, aber zusätzlich gibt es noch drei Regeln, um das Beste aus jedem Intervall herauszuholen:
Breche komplexe Projekte auf. Wenn eine Aufgabe mehr als vier Pomodori erfordert, muss sie in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilt werden. Wenn du dich an diese Regel hältst, sorgst du dafür, dass du bei deinen Projekten deutliche Fortschritte machst.
Kleine Aufgaben gehören zusammen. Alle Aufgaben, die weniger als einen Pomodoro benötigen, sollten mit anderen einfachen Aufgaben kombiniert werden. Zum Beispiel könnten „Miete zahlen“, „Tierarzttermin vereinbaren“ und „Pomodoro-Artikel lesen“ in einer Sitzung untergebracht werden.
Sobald ein Pomodoro eingestellt ist, muss er auch klingeln. Ein Pomodoro ist eine unteilbare Zeiteinheit und kann nicht unterbrochen werden, insbesondere nicht, um eingehende E-Mails, Teamchats oder Textnachrichten zu überprüfen. Alle Ideen, Aufgaben oder Anfragen, die während eines Pomodoros auftauchen, sollen lieber notiert werden, um später darauf zurückzukommen. Ein digitales Aufgabenmanagement-Tool wie Todoist ist ein großartiger Ort dafür, aber Stift und Papier tun es auch.
Solltest du einmal unterbrochen werden, mach eine fünfminütige Pause und fang von vorne an. Cirillo empfiehlt, dass du (interne und externe) Unterbrechungen erfasst, sobald sie auftreten und darüber nachdenkst, wie du sie in deiner nächsten Sitzung vermeiden kannst.
Diese Regel gilt auch dann, wenn du deine Aufgabe vor Ablauf des Timers beendest. Nutze die verbleibende Zeit zum Überlernen, zur Verbesserung deiner Fähigkeiten oder zur Erweiterung deines Wissenshorizonts. Zum Beispiel kannst du die zusätzliche Zeit damit verbringen, Fachzeitschriften zu lesen oder Networking-Möglichkeiten zu recherchieren.
Erstelle in Todoist ein „Überlernen“-Projekt mit einer Aufgabenliste, auf die du schnell zugreifen kannst, wenn du das nächste Mal Pomodoro-Zeit übrig hast.
Und wenn dir dieses System einfach vorkommt, dann deshalb, weil es genau das ist. Bei der Pomodoro-Technik dreht sich alles darum, ein gutes Mindset zu entwickeln, um deine Aufgaben zu erledigen.
Was macht Pomodoro so effektiv?
Die willkürliche Albernheit, eine Tomate als Ersatz für Zeiteinheiten zu verwenden, täuscht darüber hinweg, dass die Pomodoro-Technik wirklich effektiv ist, wenn es darum geht, Menschen zu helfen, Dinge zu erledigen. Im Folgenden erfährst du, warum sich diese Methode besonders gut zur Produktivitätssteigerung eignet:
Loslegen leicht gemacht
Die Forschung hat gezeigt, dass Prokrastination wenig mit Faulheit oder mangelnder Selbstkontrolle zu tun hat. Vielmehr schieben wir Dinge auf, um negative Gefühle zu vermeiden. Es ist unangenehm, vor einer großen Aufgabe oder einem großen Projekt zu stehen, von dem man vielleicht nicht weiß, wie es zu bewältigen ist, oder das mit viel Unsicherheit verbunden ist. Also wenden wir uns stattdessen Twitter oder Netflix zu, um uns aufzuheitern, wenn auch nur vorübergehend.
Glücklicherweise haben Studien ebenfalls gezeigt, dass es einen wirksamen Weg gibt, um aus diesem Vermeidungszyklus auszubrechen: reduziere das, was du aufschiebst, auf einen kleinen, nicht abschreckenden ersten Schritt. Statt dich hinzusetzen, um einen Roman zu schreiben, setze dich zum Beispiel 5 Minuten lang hin, um zu schreiben. Immer noch zu schwer? Setze dich einfach hin und versuche, einen Absatz zu bearbeiten. Es ist viel einfacher, etwas Kleines für einen kurzen Zeitraum zu tun, als ein großes Projekt auf einen Schlag in Angriff zu nehmen.
Diese Anti-Prokrastinations-Strategie ist genau das, was die Pomodoro-Technik von dir verlangt: Zerlege deine großen Aufgaben, Projekte oder Ziele in etwas, das du nur für die nächsten 25 Minuten erledigen musst. So kannst du dich ganz auf das konzentrieren, was als Nächstes zu tun ist, anstatt dich von der Größe deines Vorhabens überwältigen zu lassen. Mach dir keine Sorgen über das Ergebnis – hake einfach einen Pomodoro nach dem anderen ab.
Ablenkungen bekämpfen
Wenn du jemals in einem Flow-Zustand unterbrochen wurdest, weißt du, wie schwierig es danach sein kann, sich wieder richtig zu konzentrieren. Doch der ständige Strom an Informationen, der über E-Mails, Teamchats und Social-Media-Benachrichtigungen hereinströmt, beansprucht immer mehr unsere Aufmerksamkeit.
Obwohl es schön wäre, die ganze Schuld auf die Technologie zu schieben, deuten aktuelle Studien darauf hin, dass mehr als die Hälfte aller Ablenkungen während des Arbeitstages selbstverschuldet sind – das heißt, wir lenken uns selbst ab. Im gegebenen Moment fällt es leicht, diese internen Ablenkungssituationen zu rechtfertigen, nach dem Motto „Diese E-Mail ist zu wichtig, um zu warten“ oder „Es hat weniger als eine Minute gedauert, Twitter zu checken; das ist keine wirkliche Ablenkung“.
Aber diese kleinen Unterbrechungen summieren sich! Du verlierst durch diese Ablenkungen nicht nur Zeit, du musst auch Zeit und Energie aufwenden, um deine Aufmerksamkeit neu zu fokussieren. Nach einem Kontextwechsel kann es vorkommen, dass unsere Gedanken bis zu 20 Minuten bei der vorherigen Tätigkeit verweilen, bis wir uns wieder voll konzentrieren können. Wenn du dem Impuls nachgibst, „nur eine Minute“ bei Facebook vorbeizuschauen, besteht die Gefahr, dass du 20 Minuten brauchst, um wieder richtig zur Aufgabe zurückzukehren.
Die Pomodoro-Technik hilft dir, all diesen selbstverschuldeten Unterbrechungen zu widerstehen und deinem Gehirn beizubringen, sich zu konzentrieren. Jeder Pomodoro ist einer Aufgabe gewidmet und jede Pause ist eine Chance, dich zu erholen und deine Aufmerksamkeit wieder auf das zu lenken, was zu tun ist.
Mehr Bewusstsein dafür entwickeln, wohin die Zeit geht
Wenn wir unsere zukünftigen Projekte planen, fallen die meisten von uns dem Planungsfehlschluss zum Opfer – nämlich unserer Neigung, die für die Erledigung zukünftiger Aufgaben benötigte Zeit stark zu unterschätzen, selbst wenn wir wissen, dass ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit länger gedauert haben. Dein jetziges Ich stellt sich vor, dass dein zukünftiges Ich unter ganz anderen Umständen und Zeitvorgaben arbeitet als zuvor.
Die Pomodoro-Technik kann ein wertvolles Mittel gegen diesen Planungsfehlschluss sein. Wenn du anfängst, in kurzen, zeitlich begrenzten Sitzungen zu arbeiten, ist Zeit nicht mehr ein abstraktes Konzept, sondern ein konkretes Ereignis. Sie wird zu einem Pomodoro – einer Einheit aus Zeit und Aufwand. Im Gegensatz zur Idee, dass man 25 Minuten für allgemeines „Arbeiten“ aufwendet, geht es beim Pomodoro darum, den Fokus zu messen, der auf eine einzige Aufgabe (oder mehrere einfache Aufgaben) gelegt wird.
Dieses Zeitkonzept löst sich von dem negativen Begriff, dass Zeit etwas ist, das man verliert, und nähert sich einer positiven Darstellung der vollbrachten Ereignisse. Cirillo nennt dies eine „Umkehrung der Zeitabhängigkeit“, da die vergehende Zeit nicht mehr als eine abstrakte Quelle der Beunruhigung angesehen wird, sondern als ein konkretes Maß für die eigene Produktivität. Dies führt zu viel realistischeren Zeiteinschätzungen.
Der Autor Ben Dolnick beschreibt, wie sich seine Zeitwahrnehmung durch die Anwendung der Methode verändert hat:
„Fünf Minuten im Internet, gemessen durch meinen Timer, vergingen in einer Zeit, die mir wie 35 Sekunden vorkamen. Eine festgelegte Stunde für Recherchearbeiten schien drei bis vier Stunden zu dauern. Mein Timer war ein Stahlmaßstab, der sich glasklar im Nebel meiner zeitlichen Intuitionen abzeichnete.“
Wenn du die Pomodoro-Technik anwendest, hast du ein klares Maß für deine endliche Zeit und deine Bemühungen. Dies ermöglicht es dir, innezuhalten und deine Tage genauer und effizienter zu planen. Mit etwas Übung lernst du, genau einzuschätzen, wie viele Pomodori du für eine Aufgabe benötigst, und baust konsequente Arbeitsgewohnheiten auf.
Die eigene Produktivität gamifizieren
Jeder Pomodoro bietet eine Gelegenheit, den vorigen zu verbessern. Laut Cirillo „führen Konzentration und Achtsamkeit zu Schnelligkeit, und zwar ein Pomodoro nach dem anderen“.
Die Pomodoro-Technik ist leicht zugänglich, weil es mehr um Beständigkeit als um Perfektion geht. Jede Sitzung ist ein Neubeginn, um deine Ziele neu zu bewerten, deine Konzentration herauszufordern und Ablenkungen zu reduzieren. Du kannst das System für dich arbeiten lassen.
Motiviere dich selbst und baue auf deinen Erfolgen auf, indem du dir das Ziel setzt, jeden Tag einen weiteren Pomodoro hinzuzufügen. Fordere dich selbst heraus, indem du eine große Aufgabe in einer bestimmten Anzahl von Pomodori erledigst. Versuche, dir für jeden Tag eine Zielmenge an Pomodori zu setzen, ohne die Kette zu unterbrechen. Es macht einfach mehr Spaß, in Tomaten statt in Stunden zu denken.
Kleine Tipps zur Anwendung der Pomodoro-Technik
Obwohl die 25/5-Minuten-Intervalle das Herzstück der Pomodoro-Technik sind, gibt es einige Dinge, die du tun kannst, um deine Pomodori effektiver zu gestalten:
Plane deine Pomodori im Voraus
Nimm dir zu Beginn deines Arbeitstages (oder am Ende deines Arbeitstages, wenn du für den nächsten Tag planst) Zeit, um deine Pomodori zu planen. Schau dir deine To-do-Liste für den Tag an und vermerke, wie viele Pomodori jede Aufgabe benötigt. (Denk daran, dass Aufgaben, die mehr als 5 Pomodori benötigen, in kleinere, überschaubare Aufgaben zerlegt werden sollten. Kleinere Aufgaben, wie E-Mails beantworten, können in einem einzigen Pomodoro zusammengefasst werden.)
Wenn du einen achtstündigen Arbeitstag hast, achte darauf, dass du nicht mehr als sechzehn Pomodori pro Tag auf dich nimmst. Falls es doch mehr Pomodori gibt, verschiebe die Aufgaben, die am wenigsten dringend und am unwichtigsten sind, auf einen späteren Tag in der Woche.
Baue Puffer-Pomodori in deinen Tag ein
Ein achtstündiger Arbeitstag bietet zwar Platz für 16 Pomodori, doch sollte man für den Fall der Fälle einen Puffer von zwei bis vier Pomodori einplanen. Verwende deine Puffer-Pomodori für Aufgaben, die länger dauern als geplant, oder für unerwartete Aufgaben, die im Laufe des Tages anfallen.
Wenn du sie am Ende nicht brauchst, verwende die zusätzlichen Pomodori für Lernaufgaben oder Aufgaben mit geringer Priorität, die immer ganz unten auf deiner To-do-Liste landen. Es ist viel stressfreier, den Tag mit übrig gebliebenen Pomodori abzuschließen, als sich zu viel vorzunehmen und nicht hinterherzukommen.
Mit der Zeit bekommst du ein besseres Gefühl dafür, wie viele qualitativ hochwertigen Pomodori du an einem Tag tatsächlich schaffen kannst. Es ist okay, wenn es nicht ganz sechzehn sind. Die meisten Menschen sind nicht die vollen 8 Stunden eines Arbeitstages produktiv. Und diejenigen, die glauben, dass sie es sind, haben vermutlich nicht genau genug hingeschaut. Wenn es um Pomodori geht, fordere dich selbst heraus, aber setze auf Qualität statt Quantität.
Experimentiere mit der Länge deiner Pomodori
Für einige Arten von Arbeit, bei denen du dich für eine längere Zeit in einem kreativen Flow-Zustand befinden musst – Nachdenken, Programmieren, Schreiben, Komponieren usw. – sind 25 Minuten möglicherweise zu kurz. Probiere längere Arbeitssitzungen mit längeren Pausen aus. Eine Studie von DeskTime ergab, dass eine 52-minütige Konzentrationsphase und eine 17-minütige Pause die perfekte Balance sind. Andere bevorzugen 90 volle Minuten mit einer Pause von 20 bis 30 Minuten, basierend auf dem ultradianen Rhythmus.
Für Aufgaben, die du aus irgendeinem Grund ständig aufschiebst, könnten 25 Minuten zu lang sein. Wenn du einen starken mentalen Widerstand verspürst oder dich einfach nicht dazu bringen kannst, 25 Minuten lang konzentriert zu bleiben, versuche es mit einem Pomodoro von 15, 10 oder sogar 5 Minuten.
Bei den meisten Menschen liegt die Spitzenkonzentration im Bereich von 25 bis 50 Minuten mit einer Pause von 5 bis 15 Minuten. Versuche, deine Intervalle zu variieren – je nachdem, wie viel Energie du hast, welche Art von Arbeit ansteht und wie sehr eine Aufgabe dich dazu verleitet, dir stattdessen süße Welpen-Videos auf YouTube anzuschauen.
Vermeide, deine Pausen vor dem Bildschirm zu verbringen
Nicht alle Pausen sind gleich wertvoll. Wenn deine Pomodoro-Arbeitssitzungen an deinem Computer stattfinden, scrolle nicht einfach durch Twitter oder Instagram, sobald der Timer klingelt. Gönne deinen Augen und deinem Gehirn eine Pause von Bildschirmen – auch von deinem Smartphone! Steh auf, bewege dich, dehne dich, geh nach draußen, mach eine Mini-Meditation, iss etwas oder beobachte die Vögel vor deinem Fenster. Wenn du von zu Hause aus arbeitest, leg einen Teil deiner Wäsche zusammen oder räume den Küchentisch ab.
Was auch immer du tust, deine Pause ist viel erholsamer, wenn du dich von der leuchtenden Hypnose deines Computers oder Smartphones löst.
Verwende eine App, um deine Pomodori zu überwachen
Der Mensch ist fehleranfällig. Ganz gleich, wie motiviert man in den Tag startet, es ist nicht einfach, sich konsequent an die Pomodori zu halten. Halte dich selbst mit einer Pausenerinnerungs-App auf Kurs.
Bei den besten Apps kannst du selbst bestimmen, wie lange deine Arbeitssitzungen dauern, wie aufdringlich deine Erinnerungen sein sollen und wie konsequent du deine Pausen durchsetzen willst. Einige versperren dir während deiner Pause den Zugang zu deinem Computer.
Wir empfehlen Big Stretch für Windows und BreakTime für Mac.
So setzt du die Pomodoro-Technik mit Todoist um
Du bist davon überzeugt, dass die Pomodoro-Technik das Größte seit der Erfindung der Bratkartoffel ist? Dann ist es jetzt an der Zeit, die Methode in die Tat umzusetzen. So planst du deine Pomodori mit Todoist:
Planen
Gehe zu Beginn eines jeden Tages (oder am Abend zuvor) alle deine aktiven Projekte und einmaligen Aufgaben durch, um alles zu planen, was du für „Heute“ erledigen willst.
Bestimme, wie viele Pomodori du für jede Aufgabe brauchen wirst. Füge am Ende eines jeden Aufgabennamens Tomaten-Emojis hinzu, um deinen Pomodoro-Schätzwert kenntlich zu machen.
Halte die Alt-/Wahltaste gedrückt, während du auf eine Aufgabe klickst, um den Aufgabennamen schnell zu bearbeiten, ohne die vollständige Aufgabenansicht öffnen zu müssen.
Teile alles, was größer als vier Pomodori ist, in kleinere Unteraufgaben auf. Ein Projekt mit dem Namen „Website neu gestalten“ könnte zum Beispiel die Unteraufgabe „5 Beispiel-Websites als Inspiration finden“ in der Größenordnung eines Pomodoros enthalten.
Wenn du nun deine Heute-Ansicht öffnest, siehst du deine geplanten Aufgaben und wie viele Pomodori sie jeweils benötigen. Lege deine Aufgaben per Drag-and-drop in der Reihenfolge ab, in der du sie erledigen wirst.
Wenn du mehr als 12–14 Pomodori hast (denke an den Puffer!), verschiebe einige deiner Aufgaben auf den nächsten Tag oder auf einen späteren Tag in der Woche. Wenn du an einem Tag 10 Aufgaben zu erledigen hast, ist es vielleicht hilfreich, nur die Hälfte der Liste zu planen und den Aufgaben, die du nur erledigen wirst, wenn du noch Zeit hast, ein Etikett namens „@on_deck“ zuzuweisen.
Du kannst Aufgaben, die du jeden Tag oder sogar mehrmals am Tag erledigst, als wiederkehrende Aufgaben hinzufügen. Zum Beispiel kannst du eine Aufgabe mit dem Namen „Inbox Zero erreichen“ für „jeden Werktag“ einplanen. Hier erfährst du, wie du wiederkehrende Fälligkeitstermine in Todoist hinzufügst.
Arbeiten
Du beginnst deinen Tag mit einem klaren Plan, woran du während der einzelnen Pomodori arbeiten wirst. Du kannst deinen Smartphone-Timer verwenden, einen klassischen Pomodoro-Timer oder einen der vielen digitalen Timer wie Pomodone, welcher sich mit Todoist integrieren lässt.
Sobald dein Timer gestartet wird, ist es unvermeidlich, dass er klingeln wird! Bleib konzentriert, indem du alle Ideen oder eingehenden Anfragen, als neue Aufgaben in deinem Todoist-Eingang hinzufügst. Wenn dein Timer abläuft, kannst du die Liste überprüfen, dringende Aufgaben für einen späteren Pomodoro einplanen und weniger dringende Dinge für einen anderen Tag abspeichern.
Wiederholen
Steigere deine Konzentrationsfähigkeit, indem du deine Pomodoro-Planung zur täglichen Routine machst. Füge für dieselbe Zeit jeden Morgen eine Aufgabe in Todoist hinzu, um dich daran zu erinnern, deine Pomodori zu planen. Fordere dich selbst heraus, jeden Tag eine bestimmte Pomodori-Anzahl zu schaffen, und nimm dir am Ende Zeit, um darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist und wie du deine Konzentration in Zukunft verbessern kannst.
(Übersetzung: Alexandra Wiese)
