Díky funkci aktivita týmu a filtrům získáte aktuální informace o pokroku a pracovní zátěži všech členů týmu. Můžete se podívat, na čem vaši kolegové pracují, zobrazit úkoly, které je čekají v dalších projektech, nebo si můžete vyfiltrovat konkrétní úkoly.
Aktivita týmu
Funkce aktivita týmu v aplikaci Todoist představuje odlehčené řešení pro správu týmových projektů. U každého týmového projektu uvidíte, které úkoly jsou aktivní, které jsou zpožděné a které jsou dokončeny. Navíc uvidíte všechny komentáře ke všem aktivním úkolům.
Přístup k aktivitě týmu
- V postranním panelu klikněte na týmový projekt.
- Vpravo nahoře v projektu klikněte na ikonu tří teček.
- Vyberte možnost Aktivita týmu.
Rychlý tip
Přidejte si projekt mezi oblíbené položky, k aktivitě týmu se tak dostanete ještě rychleji.
Práce s aktivitou týmu
V zobrazení aktivity týmu můžete identifikovat problémy typu zpožděné úkoly nebo nevyřešená připomenutí. Jako možné řešení pak můžete adresně nabídnout pomoc nebo úkoly přiřadit někomu jinému.
V zobrazení aktivity týmu můžete zobrazovat následující položky:
- Aktivní – zobrazí všechny aktivní úkoly v projektu.
- Zpožděné – zobrazí všechny zpožděné úkoly v projektu.
- Komentáře – zobrazí všechny komentáře k dosud nedokončeným úkolům.
- Dokončené – zobrazí všechny dokončené úkoly v projektu.
Kliknutím na libovolný úkol nebo komentář otevřete zobrazení úkolu, kde úkol můžete snadno upravovat a přidávat k němu komentáře.
Pokud používáte tarif Business, tyto údaje si můžete zobrazit také pro každého člena projektu. Stačí kliknout na jeho jméno a zobrazí se jeho přiřazené úkoly a komentáře k aktivním úkolům.
Poznámka
Podělte se o zpětnou vazbu
Rádi si přečteme, co si o funkci aktivita týmu myslíte. Neváhejte nám napsat, jestli a jak vám funkce pomáhá se správou vašich týmových úkolů. Podělte se s námi o zpětnou vazbu, kterou máte. Náš tým – Marco, Dermot, Galina a 14 našich dalších kolegů – veškerou zpětnou vazbu analyzuje a na základě ní pak Todoist vylepšuje.
Vytváření vlastních zobrazení
Díky možnostem zobrazení a filtrům můžete vytvářet vlastní zobrazení úkolů svého týmu, a to na základě různých kritérií, jako například data dokončení, priority, štítku a osoby, které jsou úkoly přiřazeny. Díky možnostem zobrazení se může každý člen týmu plně soustředit na své úkoly, a díky filtrům se zase přesně dozví, na čem pracují kolegové.
Práce s filtry
Pokud chcete pravidelně zobrazovat konkrétní úkoly, pak jsou filtry skvělé řešení. Jako oblíbený si můžete uložit libovolný filtr. Díky tomu se k němu dostanete vždy rychle.
Filtrování úkolů vašeho týmu
Řekněme, že pracujete s týmem, který se jmenuje Doist, a máte úkol, který je třeba vyřešit. Budete chtít vědět, kdo má kapacitu pomoct. Můžete vyzkoušet tento filtr a zjistit, co má kdo na starosti v příštích sedmi dnech:
- V postranním panelu vyberte možnost Filtry a štítky.
- Vedle položky Filtry klikněte na ikonu přidání.
- Do pole Název přidejte jasný popisný název filtru. Například
Nadcházející úkoly v Doist. - Do pole Dotaz přidejte dotaz filtru:
pracovni prostor: Doist & prirazeno: ostatni & pristich 7 dnu(nebo celé anglicky Workspace: Doist & assigned to: others & next 7 days) - Filtr uložte kliknutím na Přidat.
Rychlý tip
Pokud chcete ještě lepší znázornění úkolů všech zúčastněných, upravte si zobrazení tak, že změníte rozvržení projektu na nástěnku a seskupíte podle přiřazené osoby.
Filtrování úkolů kolegů z týmu
Řekněme, že váš kolega Evert má v nadcházejících týdnech začít nový projekt. Než mu přidělíte další úkoly, budete se chtít podívat, nakolik je pracovně vytížený.
Co má Evert přiřazeno na příští čtyři týdny, můžete prověřit vytvořením filtru:
- V postranním panelu vyberte možnost Filtry a štítky.
- Vedle položky Filtry klikněte na ikonu přidání.
- Do pole Název přidejte jasný popisný název filtru. Například
Nadcházející Evertovy úkoly v Doist. - Do pole Dotaz přidejte dotaz filtru:
prirazeno:Evert & dokonceni pred: +4 weeks(nebo celé anglicky assigned to:Evert & due before: +4 weeks) - Filtr uložte kliknutím na Přidat.
Filtrování úkolů
Můžete si také nastavit vlastní zobrazení pro úkoly, které jsou přiřazeny vám. Řekněme, že jste součástí týmu designérů, váš tým má všechny projekty v týmové složce Design a vy chcete ukázat vaše úkoly, které mají být dokončeny do 5. června. Tyto úkoly si tedy zobrazíte nastavením následujícího filtru:
- V postranním panelu vyberte možnost Filtry a štítky.
- Vedle položky Filtry klikněte na ikonu přidání.
- Do pole Název přidejte jasný popisný název filtru. Například
Moje úkoly pro design do 5. června. - Do pole Dotaz přidejte dotaz filtru:
##Design tým & prirazeno: ja & dokonceni pred June 5(nebo celé anglicky ##Design tým & assigned to: me & due before June 5). - Filtr uložte kliknutím na Přidat.
Práce s možnostmi zobrazení
Dalším způsobem, jak filtrovat týmové úkoly, jsou možnosti zobrazení. Toto praktické řešení využijete, když se chcete na něco rychle mrknout, ale nepotřebujete se k tomu pravidelně vracet jako v případě filtru.
Zobrazení týmových úkolů v zobrazeních Dnes a Nadcházející
V zobrazeních Dnes a Nadcházející můžete filtrovat všechny týmové úkoly:
- V postranním panelu klikněte na zobrazení Dnes nebo Nadcházející.
- Vpravo nahoře klikněte na Zobrazit.
- Pod položkou Filtrovat podle vyberte možnost Pracovní prostor.
- Zrušte zaškrtnutí všech pracovních prostorů, jejichž úkoly nechcete vidět.
- Změny uložte kliknutím kamkoliv mimo okno.
Zobrazení týmových úkolů ve vlastních filtrovaných zobrazeních
V každém vašem týmovém projektu můžete filtrovat úkoly, které nejsou přiřazeny, jsou přiřazeny vám, nebo jsou přiřazeny konkrétním lidem:
- Vpravo nahoře v týmovém projektu klikněte na Zobrazit.
- V oddílu Filtrovat podle klikněte na možnost Přiřazená osoba. Pak vyberte:
- Nikdo, pokud chcete zobrazit nepřiřazené úkoly.
- Jen já, pokud chcete zobrazit úkoly přiřazené vám.
-
Vybrané přiřazené osoby…, pokud chcete zobrazit úkoly přiřazené konkrétní osobě
Po výběru tohoto filtru se zobrazí nabídka Přiřazené osoby.
- Klikněte na Vybrat přiřazené osoby.
- Vyberte jména lidí a zobrazí se vám jejich přiřazené úkoly.